Errori comuni quando si usa l’e-mail

La lista degli errori più comuni che si commettono quando si manda un messaggio attraverso la posta eletronica.

Tutti la usiamo, non tutti sappiamo come usarla. L’e-mail rimane uno strumento fondamentale nelle comunicazioni di oggigiorno, ma nello stesso tempo rimangono anche una serie di errori di approccio al mezzo, che con qualche accortezza possono essere evitati. Sempre ricordando, ad esempio, che non è un buon segnale inviare mail solo quando si abbia la necessità di qualcosa, ma che stabilire anche attraverso questo mezzo dei rapporti interpersonali sani e equilibrati può rivelarsi molto utile anche nelle questioni che toccano il business.

Non dimenticate mai quindi che dall’altra parte dello schermo c’è una persona, perciò non limitarsi al solo oggetto del messaggio può aiutare, così come può essere utile contare quante volte si è scritto “io” nel testo, così da capire quanto ci si sia dimostrati autoreferenziali. Importante anche il momento dell’invio, che deve essere quanto più personalizzato possibile. Inutile mandare tutte le e-mail quando riordinate la posta elettronica, meglio stabilire l’importanza delle varie comunicazioni e comportarsi di conseguenza.

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Altri errori comuni sono quello di inviare le proprie comunicazioni a troppe persone simultaneamente, e quello di non sapere nulla della persona che aprirà il messaggio. Nel primo caso si rischia di risultare troppo generici, o addirittura di sfociare in comportamenti che sfiorano lo spam, nel secondo di fare una vera e propria figuraccia. Esistono parecchi mezzi per archiviare aggiornamenti sulle persone della rubrica. Forse è il caso di tenerli sott’occhio.

Ultimi due comportamenti frequenti e sostanzialmente sbagliati sono quello di scrivere e-mail lunghe come la Divina Commedia e quello di affidarsi esclusivamente alla posta elettronica. Nel primo caso c’è la quasi certezza che colui che riceva l’e-mail si stanchi prima di finire la lettura integrale del testo, per cui può essere utile mandare qualche riga, che nel caso rimandi poi con un link a un documento integrale. Nel secondo, ci sono talmente tanti modi oggi per integrare una comunicazione via mail, tra video, chat e videochiamate, che sembra addirittura superfluo ricordare di non fidarsi ciecamente solo della posta elettronica.

Chiara Basciano

13 Settembre 2013

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