Segretaria, con la crisi si assume a distanza Mondo e Affari

Segretaria, con la crisi si assume a distanza

Manager e uomini d'affari a corto di tempo e di denaro faticano ad investire in personale di segreteria ed eleganti uffici. Ma possono "affittarli" a distanza e a tempo

Manager e uomini d'affari a corto di tempo e di liquidità, oggi faticano ad investire in personale che faccia tutto al posto loro. Crisi economica, globalizzazione e competitività esasperata, hanno, inoltre, spinto i businessman a diventare dei nomadi, sempre in giro per il mondo, a caccia di nuovi clienti e di promettenti affari. Ma chi resta in ufficio? Una volta ci restava l'affidabile e rassicurante segretaria. Oggi, con le difficoltà ad assumere, rischia di non restarci più nessuno.

Ma come sempre accade in tempi di crisi e di grandi cambiamenti, la necessità aguzza l'ingegno, ed intraprendenti manager hanno deciso di ovviare alle difficoltà logistiche dei loro colleghi, inventandosi un innovativo servizio: la segretaria virtuale o virtual assistant. Il servizio consiste nel mettere a disposizione del cliente che ne ha bisogno (manager, uomo d'affari in genere, imprenditore o libero-professionista) una linea telefonica esclusiva a cui un'operatrice risponde in maniera personalizzata, come se fosse all'interno dell'ufficio del richiedente. Ecco perché, il servizio viene chiamato anche "ufficio virtuale" o virtual office. L'ufficio virtuale comprende infatti, non solo l'assegnazione di una numerazione telefonica dedicata al manager che ne fa richiesta e l'assegnazione di una segretaria a distanza, ma anche la domiciliazione  postale, il servizio fax ed email, la sede legale. Il tutto realizzabile pagando un piccolo corrispettivo mensile.

Questo innovativo servizio permette di svolgere la professione con efficienza, rapidità e notevole contenimento dei costi di personale e di gestione. Un risparmio enorme, se si immagina quanto costa avere a disposizione un ufficio reale. Niente segretaria? Allora niente ufficio? Tutto si svolge, a debita distanza, con un servizio fornito da imprese che si chiamano business center, centri d'affari. Oggi il manager potrà fare bella figura, anche senza una sede fisica ed una segretaria, perché quello che gli manca potrà "affittarlo" da un business center. Il fenomeno proviene dalla Gran Bretagna, (nella sola Londra si contano circa 400  business center) anche se fonti non ancora confermate, lo fanno addirittura risalire agli anni della grande crisi Usa del 1929, quando un gruppo di avvocati decise, per risparmiare, di condividere l'ufficio e la segretaria.

All'epoca Internet non esisteva, oggi, grazie al web, la segretaria virtuale, risponde non solo alle chiamate, effettua traduzioni, gestisce la corrispondenza, cura la stesura di lettere e presentazioni aziendali, si occupa di archiviazione dati, della comunicazione via posta elettronica. Se poi il manager che viaggia troppo avrà anche bisogno di una sede dove tenere riunioni di lavoro, meeting e conferenze o semplicemente di un ufficio ottimamente attrezzato dove poter concludere l'affare della sua vita, non dovrà fare altro che noleggiarlo presso il business center dove ha precedentemente affittato la segretaria.

Sempre a costi contenuti, in ogni parte del mondo, l'uomo d'affari si ritroverà un ufficio corredato di personale, arredamento, telefono, PC ed accessori. Da usare, per tutto il tempo che gli serve, anche solo per un giorno. Si tratta degli uffici a tempo. La più grande rete mondiale di affitto di uffici a tempo si chiama ABCN - Alliance Business Centers network a cui aderiscono anche business center italiani. Il fenomeno, infatti, è sbarcato pure nel nostro paese e già nel 2006 si contavano circa 180 centri di questo tipo.

Rosalba Mancuso

25 Giugno 2009

Tags: virtual office, crisi economica, segretaria

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Commenti

  1. Innanzi tutto "complimenti" alla d.ssa Mancuso per la professionalità con cui ha descritto la nostra attività. Sono Sergio Giarrizzo, responsabile commerciale del Business Center Treviso. Purtroppo in Italia non sono ancora conosciute le tipologie di servizi offertedai Business Center. Ma pian piano le cose stanno cambiando: sarà il perdurare della crisi, sarà la consapevolezza del risparmio, sarà l'avvento del web 2.0, ma sempre più liberi professionisti, imprenditori ed artigiani scelgono i nostri servizi. Offriamo sia attivazioni di "uffici virtuali" (egregiamente descritti sul Post) sia "Uffici arredati" e "Sale riunioni", noleggiabili anche ad "ore", con la formula del "Pay for Use" ossia paghi solo quello che utilizzi. I nostri servizi in "outsourcing" molto diffusi nel resto d'Europa, permettono di abbattere i costi fissi di gestione e di personale. I vantaggi sono: economicità (paghi solo quello che utilizzi), immediatezza (sei operativo già dopo 2 minuti), elasticità (puoi modificare le condizioni in qualunque momento), flessibilità (ti serve una segretaria per 2 ore, una hostess per mezza giornata o una traduttrice per una settimana), privacy (la tua riservatezza è garantita dal nostro staff qualificato). Per quanto riguarda le tariffe a Treviso con 99? si attiva l'Ufficio Virtuale, con 69? si noleggia un elegante ufficio direzionale, completo di segreteria, adsl, linea telefonica diretta, fax. Per maggiori info www.businesscentertreviso.it
    Sergio Giarrizzo Giovedì 25 Giugno 2009, ore 17:22
  2. Sono Stefania Neiviller, titolare della ditta Sprintoffice (www.segretariainlinea.com) e vorrei ringraziarla, Dott.ssa Mancuso, per il suo eccellente articolo che contribuisce a far conoscere il servizio di segreteria virtuale, il quale benchè presente sul mercato italiano ormai da diversi anni è tuttora descritto come innovativo proprio in conseguenza della sua scarsa diffusione. Colgo l'occasione per segnalare ai lettori che nell'ambito dei servizi di segretariato a distanza esistono, oltre ai business center, anche altre realtà, considerate "minori" e quindi meno discusse, come quella rappresentata dalla mia organizzazione. Realtà che non prevedono l'affitto di uffici arredati e sale riunioni ma offrono un servizio di segretariato puramente virtuale, benchè altrettanto qualificato e professionale. Va detto, inoltre, che grazie ai costi aziendali decisamente inferiori queste realtà possono permettersi di proporre tariffe sensibilmente più basse. Per fare un esempio, un nostro pacchetto base prevede un canone mensile di soli euro 40,00. Forniamo, inoltre, la possibilità, a chi ancora non conosce i vantaggi del servizio, di fare una settimana di prova gratuita. Per info www.segretariainlinea.com
    Stefania Neiviller Giovedì 9 Luglio 2009, ore 11:26
  3. L'importante è che se ne parli... sono d'accordo con la collega Stefania... poco importa se si tratti di Business Center o società di servizi. La parola d'ordine che deve passare è "risparmio", sopratutto in questo diificile periodo congiunturale. Il vantaggio reale per il cliente è il taglio dei costi fissi, senza farlo rinunciare alla qualità dei servizi offerti. Il taglio dei costi può avvenire sia nell'utilizzo di veri e propri uffici arredati e sale riunioni grazie alla formula "Pay for Use", cioè paghi solo quello che usi; sia nella possibilità di attivare un "ufficio virtuale" dove il cliente può essere "domiciliato" anche legalmente, con tanto di indirizzo fisico dove ricevere la corrispondenza, con un numero di telefono dedicato, dove una operatrice risponde in modo personalizzato, con un numero di fax, dove ricevere i vostri documenti, con l'agenda online dove il cliente può leggere tutte le comunicazioni che lo riguardano; sia con l'acquisto di pacchetti di "segreteria online" dove in base al traffico in ricezione si paga un tot. Per quanto ci riguarda gli "uffici a noleggio" hanno una tariffa giornaliera di euro 69.00; per gli "uffici virtuali", come sopra descritto, la tariffa è di euro 99.00; infine per la risposta telefonica o segreteria online i nostri prezzi partono da euro 49.00, mentre il tutto compreso (senza altri costi aggiuntivi) costa euro 149,00/mese. Buon lavoro
    Sergio Giarrizzo Martedì 1 Settembre 2009, ore 16:44

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